営業活動で接点を持ったすべてのテナントの情報は、「テナント・取引先」としてクラウドで管理できます。
ここでは、テナントの登録・管理方法をご説明します。
導入企業様ごとに「テナント・取引先」のメニュー名やラベルは異なります。
本ページではすべて「テナント」としてご説明いたします。
テナントの新規登録
テナント情報を登録する方法は、2種類あります。
1.テナント画面からの新規登録
テナント・取引先画面から[新規登録]
2.問い合わせ詳細や商談からの新規登録
商談詳細の「テナント・取引先」から新規登録
テナントで管理できる項目について
基本情報
項目 | データの入力ルール | 備考 |
テナント名 | *必須 テキスト80文字まで | 管理画面で表示する管理用の名称です。店舗名やブランド名など自由に設定ください。 |
テナント名(カナ) | 全角カタカナのみ80文字まで |
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法人種別 | *必須 法人または個人を選択 |
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法人名・屋号 | *必須 テキスト60文字まで | 法人の正式名称、個人(個人事業主)で屋号がある場合は屋号等を入力してください。 |
法人名・屋号(カナ) | 全角カタカナのみ60文字まで |
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法人番号 | 半角数字13桁 | 法人番号を入力できます。 |
代表者名 | テキスト30文字まで |
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代表者名(カナ) | 全角カタカナのみ30文字まで |
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代表者生年月日 | 日付形式 |
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代表電話番号 | 半角数字のみ13桁まで | ハイフンは入力不要です。 |
郵便番号 | 半角数字のみ7桁 | ハイフンは入力不要です。 |
都道府県 | 都道府県リストから選択 |
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市区町村 | テキスト30文字まで |
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以降の住所 | テキスト50文字まで |
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取引情報
テナントタイプ:設定画面にて登録された項目から選べます。未設定の場合は選択できません。
取引口座:登録済み/未登録/確認中から選べます。(初期値:確認中)
本人確認:済/未から選べます。(初期値:未)
反社チェック:OK/NG/確認中から選べます。(初期値:確認中)
与信チェック:設定画面にて登録された項目から選べます。未設定の場合は選択できません。
その他備考:テナントの取引情報に関する備考を記入できます。(テキスト1,000文字まで)
担当部門:テナントを担当する部署・チームを1つ設定できます。
主担当スタッフ:テナントを担当する主担当スタッフを1名登録できます。
副担当スタッフ:テナントを担当する副担当スタッフを複数名登録できます。
タグ:テナントの属性や情報などを、タグとして何個でも追加できます。すでに他テナントでも使用されているタグは、候補として表示されます。新規のタグは[" "を追加する]ボタンから追加することができます。
テナントタイプが固定値なのに対して、タグは、より詳細な粒度かつ流動的に情報を追加していけるものになります。
入力ができたら、[新規追加]ボタンを押します。
テナント一覧の検索
テナント・取引先画面で、対象のテナントを一覧から検索しましょう。
テナント名または法人名・屋号:テナント名や法人名・屋号で検索できます。
タグ:テナント情報に付与されているタグで検索できます。
テナント・取引先担当者名:テナントの担当者名で検索できます。
テナント・取引先担当者メールアドレス:テナントのメールアドレスで検索できます。
担当チーム:テナントを担当する部署・チームで検索できます。
担当スタッフ:主担当または副担当に登録されているスタッフを検索できます。
テナントタイプ、取引口座、本人確認、反社チェック、与信チェック:チェックを入れると、テナント情報に設定されているステータスが一致するものだけを絞り込めます。
メイン商材:テナントの取り扱う商材情報(後述)に登録されているメイン商材で検索できます。
[マイ条件として保存]ボタンをクリックすると、入力した検索条件を保存でき、次回以降[マイ条件で絞り込む]ボタンから簡単に利用できます。ご自身の担当するテナントなどよく使う条件を登録しておくのがおすすめです。
テナント情報の確認、編集
テナント・取引先画面でテナントの一覧をクリックすると、テナント情報の詳細を確認できます。新規登録時に登録した情報以外に、商材や、社内メモ、ファイルなどを登録することができます。
以下では、追加で登録できる情報についてご説明します。
テナント連絡先の登録
基本情報タブのページ下部に連絡先一覧があります。
[連絡先を追加]ボタンから、テナントの連絡先を登録することができます。
担当者名(必須):テナント担当者のお名前を登録します。
※ テナントへ送信されるメール本文などで相手方に表示されるお名前になりますので、相手に表示されて問題のない名称を設定してください。
設定できる文字数は全角20文字までです。メールアドレス(任意):テナント担当者のメールアドレスを登録できます。
※テナントの担当者様とシステム上でのオンライン同意書の確認やメッセージのやり取りをする場合、招待のためのメールアドレスが必須となります。電話番号(任意):連絡先の電話番号を登録できます。
備考:連絡先に関する備考を記入できます。
システム上でオンライン同意書やメッセージのやりとりをする場合、テナントに対して専用のアカウント発行が必要となります。
テナント用のアカウント発行(招待)の方法は下記の記事をご確認ください。
商材の登録
テナントが扱う商材を登録することができます。
商材タブの[編集]ボタンから編集ができます。
ブランド/商材名(任意):テナントのブランド名や商品名を登録できます。
メイン商材(任意):あらかじめ設定されているメイン商材リストから選択できます。(メイン商材リストはシステムで固定されており、カスタマイズはできません。)
テナント一覧検索では、メイン商材での検索が可能です。
サブ商材(任意):メイン商材を登録すると、メイン商材に合わせたサブ商材リストが表示され、チェックを入れることができます。(サブ商材リストはシステムで固定されており、カスタマイズはできません。)
テナントURL(任意):WebサイトのURLを登録できます。
Instagram URL:InstagramアカウントのURLを登録できます。
Twitter URL:TwitterアカウントのURLを登録できます。
Facebook URL:FacebookアカウントのURLを登録できます。
編集が完了したら、[保存]ボタンを押しましょう。
社内メモの登録
社内で共有したい情報は、社内メモタブの[メモを追加]からいくつでも追加できます。
自分が登録したメモには[編集]ボタンが表示され、編集ができます。(自分以外の担当者が作成したメモは編集できません。)
ファイルの登録
テナントからの提出物などは、ファイルタブにアップロードできます。
「ファイルをドロップしてアップロード」欄にドラッグ&ドロップします。
商談にもファイルタブがあり、ファイルを登録できます。
個別の案件で利用する資料は商談のファイルへ、テナント単位で管理したい資料をテナント情報のファイルへ登録するなど、運用ルールを決めて利用するのがおすすめです。
テナントの削除
テナントの削除
利用しないテナントや誤って作成したテナントは削除することができます。
削除できるのは下記の条件を満たしたテナントのみです。
紐づいている問い合わせがないこと
商談がないこと
契約がないこと
マイページ登録済みのテナント連絡先がないこと
マイページ招待中のテナント連絡先がないこと
⚠️ 削除を行うと、テナントに入力した情報、社内メモ、ファイルはすべて削除されます。
⚠️ 削除の操作は取り消しできず、削除されたデータは復旧できませんので十分ご注意ください。
右上の削除ボタンを押すと削除できます。
(削除できない場合、削除ボタンはクリックできず、理由が表示されます。)
確認メッセージが表示されますので、確認のうえ削除してください。