本機能をご利用いただくと、請求書の発行を承認制に変更することができます。
発行を承認制にした場合、下書きまでは承認不要で作成できますが、発行やテナント様への共有は承認者による承認をもって行われるように制限することが可能です。
請求書発行承認の流れ
承認設定
承認機能を利用する場合、あらかじめ設定画面から承認機能を利用するかどうかと承認者の設定を行います。
この設定は会社全体に適用されます。施設ごとに利用のON/OFFを分けて設定することはできませんのでご注意ください。
この設定ができるのは特権管理者の方のみです。
設定＞ 請求書設定にアクセスし、[承認設定]タブを開きます。
初期の状態では「承認機能を利用しない」に設定されています。
承認ステップ設定で、承認者を設定します。
「第一承認」と記載されている部分をクリックすると、承認者を追加・確認できます。
[+承認者を追加] をクリックし、承認者を追加します。
登録されているスタッフを検索できるので、チェックを入れて承認者に設定します。
承認ステップは第三承認まで設定可能です。
各ステップに最低1人の承認者を設定する必要があります。
各ステップに同じスタッフの方を設定することもできます。
承認ステップをスキップすることはできません。
承認者の設定が完了したら、[承認機能を有効にする]ボタンを押すと、承認機能が有効になり、請求書の発行が承認制になります。
請求書発行申請
承認機能がONになると、契約の請求書画面の表示が切り替わり、発行申請ボタンが表示されます。
請求書の作成方法はこちらのページをご確認ください。
https://sce-support.zendesk.com/hc/ja/articles/5237066780830
請求書を作成後、 [承認申請を開始]ボタンを押すと申請ができます。
作成画面のボタン
下書きの請求書画面のボタン
申請者は各承認ステップの承認者を選択し、[申請する]をクリックします。
第一〜第三承認者：承認を依頼するスタッフを選択します。（あらかじめ設定されているスタッフから選択肢に表示されます。）
承認完了期限：設定すると、承認完了期限が近くなった場合に承認者にリマインドメールが送信されます。（期限を過ぎても承認することは可能です。）
備考：承認者に伝えたい申し送りなどを記載できます。
申請が完了すると、第一承認者に承認依頼メールが送信されます。
承認をする
自分の承認が必要な申請が行われると、通知メールが届きます。
承認画面にアクセスし、内容を確認してから承認ボタンを押して承認します。
○○さんから下記の承認申請が行われました。
管理画面からご確認の上、承認をお願いいたします。
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◆申請内容
uchiyama.coへの請求申請
申請者：○○さん
第1承認者： AAAさん ★承認待ち
第2承認者： BBBさん
第3承認者： CCCさん
承認完了期限：YYYY/MM/DD
内容の確認・承認はこちらから
https://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
※申請の確認・承認にはログインが必要です。
承認画面の見方と操作方法
画面左側に請求書のプレビューが表示されますので、内容をご確認ください。
① 申し送り
必要に応じて申し送りを記載してください。入力はなくても承認できます。
② 承認または差し戻し
承認するか、差し戻しするかを選んでボタンをクリックしてください。
承認すると、次の承認者の方がいる場合は次の承認者の方に通知メールが届きます。操作している方が最後の承認者の場合、申請者の方に承認完了の通知メールが届きます。
差し戻しを行うと、承認ステップが中断され、申請者の方に通知メールが届きます。
承認が必要な一覧はメニューから確認することができます。
請求書の発行
すべての承認が完了すると、請求書の発行ボタンが有効になります。
担当者の方にて発行、テナント様への共有を行ってください。
