請求書発行機能で発行できる請求書の記載項目、品目のマスタの設定、請求書の発行を承認制に変更する設定
※ 請求書設定は特権管理者の方のみアクセス・操作が可能です。
１.発行元を設定する
設定＞請求書設定へアクセスして設定します。
発行元設定では、請求書に記載する発行元情報、インボイス番号、印影画像、口座情報の雛形となる「発行元マスタ」を作成できます。
発行元マスタは複数作成することができ、請求書作成時に登録済みの発行元マスタを選択して利用できます。
発行元マスタ新規作成
［発行元を新規作成］をクリックします。
請求書に表示したい内容を入力します。
デフォルト設定：請求書作成時のデフォルトで利用するマスタを設定できます。ほかの発行元マスタがデフォルトになっている場合、こちらにチェックを入れるとこのマスタがデフォルトになります。
発行元マスタ名：管理用の発行元マスタ名を入力します。
発行元社名：請求書に記載する発行元の社名を入力します。請求書からの編集はできません。
適格請求書発行事業者：適格請求書を発行する場合は「登録済み」を選択し、表示されたフォームにインボイス番号を入力してください。
発行元住所・連絡先：請求書の発行元として表示される住所や部署名を入力できます。請求書作成時に任意の内容に変更することも可能です。
印影画像：請求書に印影を表示する場合は印影画像をアップロードしてください。
支払先口座：決済システムを利用しない場合に表示される銀行口座を設定できます。請求書ごとに変更することも可能です。
備考：請求書の備考欄に自動でセットしたい内容を入力できます。請求書ごとに変更することも可能です。
請求書マスタを編集・削除しても、発行済みの請求書には影響しません。
２.請求書の発行を「承認制」にする設定
発行を承認制にした場合、下書きまでは承認不要で作成できますが、
発行やテナント様への共有は、承認者による承認をもって行われるように制限することができるようになります。
2-1.請求書発行承認の流れ
2-2.承認制をONにする
承認機能を利用する場合、あらかじめ設定画面から承認機能を利用するかどうかと承認者の設定を行います。
この設定は会社全体に適用されます。施設ごとに利用のON/OFFを分けて設定することはできませんのでご注意ください。
※設定は特権管理者の方のみ実施できます
設定＞ 請求書設定にアクセスし、[承認設定]タブを開きます。
初期の状態では「承認機能を利用しない」に設定されています。
承認ステップ設定で、承認者を設定します。
「第一承認」と記載されている部分をクリックすると、承認者を追加・確認できます。
[+承認者を追加] をクリックし、承認者を追加します。
登録されているスタッフを検索できるので、チェックを入れて承認者に設定します。
- 承認ステップは第三承認まで設定可能です。
- 各ステップに最低1人の承認者を設定する必要があります。
- 各ステップに同じスタッフの方を設定することもできます。
- 承認ステップをスキップすることはできません。
承認者の設定が完了したら、[承認機能を有効にする]ボタンを押すと、承認機能が有効になり、請求書の発行が承認制になります。
2-3.請求書の発行申請をする
承認機能がONになると、契約の請求書画面の表示が切り替わり、発行申請ボタンが表示されます。
請求書の作成方法はこちらのページをご確認ください。
https://sce-support.zendesk.com/hc/ja/articles/5237066780830
請求書を作成後、 [承認申請を開始]ボタンを押すと申請ができます。
作成画面のボタン
下書きの請求書画面のボタン
申請者は各承認ステップの承認者を選択し、[申請する]をクリックします。
第一〜第三承認者：承認を依頼するスタッフを選択します。（あらかじめ設定されているスタッフから選択肢に表示されます。）
承認完了期限：設定すると、承認完了期限が近くなった場合に承認者にリマインドメールが送信されます。（期限を過ぎても承認することは可能です。）
備考：承認者に伝えたい申し送りなどを記載できます。
申請が完了すると、第一承認者に承認依頼メールが送信されます。
2-4.承認をする
自分の承認が必要な申請が行われると、通知メールが届きます。
承認画面にアクセスし、内容を確認してから承認ボタンを押して承認します。
○○さんから下記の承認申請が行われました。
管理画面からご確認の上、承認をお願いいたします。
---------
◆申請内容
uchiyama.coへの請求申請
申請者：○○さん
第1承認者： AAAさん ★承認待ち
第2承認者： BBBさん
第3承認者： CCCさん
承認完了期限：YYYY/MM/DD
内容の確認・承認はこちらから
https://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
※申請の確認・承認にはログインが必要です。
承認画面の見方と操作方法
画面左側に請求書のプレビューが表示されますので、内容をご確認ください。
① 申し送り
必要に応じて申し送りを記載してください。入力はなくても承認できます。
② 承認または差し戻し
承認するか、差し戻しするかを選んでボタンをクリックしてください。
承認すると、次の承認者の方がいる場合は次の承認者の方に通知メールが届きます。操作している方が最後の承認者の場合、申請者の方に承認完了の通知メールが届きます。
差し戻しを行うと、承認ステップが中断され、申請者の方に通知メールが届きます。
承認が必要な一覧はメニューから確認することができます。
2-5.請求書を発行する
すべての承認が完了すると、請求書の発行ボタンが有効になります。
担当者の方にて発行、テナント様への共有を行ってください。
請求書の発行操作についてご不明な点がございましたら、下記のサポート窓口までお問い合わせください
https://support.bysc.io/hc/ja/requests/new?ticket_form_id=5552133267102