タスク機能を使うと、出店者様や社内のスタッフと、書類のやりとりや出店準備のタスクを管理することができます。
まずは、設定画面からタスクテンプレートとタスクセットを作成しましょう。設定が終わったら、それぞれの案件でタスクを共有できるようになります。
各案件でタスクの共有を始める方法は、タスクを共有するをご確認ください。
タスクテンプレートとタスクセットとは
タスクテンプレートは、一つひとつのタスクをあらかじめ登録しておくものです。「書類提出のタスク」「日程確認のタスク」など、よく使うタスクを準備しておけます。
タスクセットは、複数のタスクテンプレートをまとめて呼び出せるものです。例えば、新規出店に必要な一連のタスクをひとつのセットにしておけば、案件ごとに一つずつ追加する手間が省けます。
1. タスクテンプレートの作成
「設定」＞タスクテンプレートの画面を開きます。
画面左上の「タスクテンプレート」タブを選択し、右上の「テンプレートを新規作成」ボタンをクリックします。
テンプレートの新規作成画面で、タスクの内容を一つひとつ登録していきます。
設定できる項目
- タスク種別
- このタスクをテナントと共有するか、社内のみで使うかを設定します。「社内タスク」を選んだ場合、テナントの画面にはこのタスクは表示されません。
- タスクタイプ
- タスクの形式を以下の6種類から選びます。
- 完了チェック
- 書類提出（ファイル添付）
- 日時選択
- フリーテキスト
- 資料配布
- 単一選択(プルダウン）
- それぞれの使い方や画面の表示については、タスクタイプの説明をご確認ください。
- タスクの形式を以下の6種類から選びます。
- 説明文
- このタスクで依頼したいことや、注意してほしいことを記入します。
- 自動期日設定
- 利用開始日の◯日前、または利用終了日の◯日後に、自動で期限を設定できます。期限を設定しないこともできます。
- 利用施設（任意）
- このタスクテンプレートを使う施設をあらかじめ紐づけておくと、検索する時に施設で絞り込みができるようになり、テンプレートを探しやすくなります。
- 提出・承認担当（任意）
- タスクごとに「提出担当」「承認担当」を設定できます。
- 詳しい設定方法や考え方については、提出担当・承認担当についてをご確認ください。
- 社内通知先設定（任意）
- タスクのタイミングごとに、社内のスタッフへ通知メールを送る設定ができます。
- 詳しい設定方法やデフォルトの通知内容については、タスクの社内通知先設定についてをご確認ください。
タスクテンプレートの複製とアーカイブ
作成したタスクテンプレートは、複製したり、使わなくなった時にアーカイブすることもできます。
各テンプレートの編集画面の下のほうにある「複製して新しいタスクを作成」または「このタスクをアーカイブ」ボタンから操作できます。
アーカイブの解除
一度アーカイブしたテンプレートを、もう一度使えるようにすることもできます。
- タスクテンプレートの検索画面で「アーカイブも表示」にチェックを入れます
- 解除したいテンプレートの編集画面を開きます
- 「アーカイブを解除する」ボタンをクリックします
2. タスクセットの作成
画面左上の「タスクセット」タブを選択し、右上の「タスクセットを新規作成」ボタンをクリックします。
タスクセットの作成画面で、必要な情報を登録し、「タスクテンプレートを追加」ボタンをクリックします。
タスクセットは、テナントの業種（飲食、物販など）、施設、新規かリピートか、といったグループごとに作成すると便利です。出店までに必要なタスクは、こうしたグループによって異なるためです。
設定できる項目
タスクセット名
このタスクセットを管理するための名前です。どんなグループでまとめたタスクセットなのかが分かるように、名前をつけましょう。
タスクセットの説明(任意）
タスクセットの一覧画面で表示される説明文です。
利用施設
このタスクセットを使う施設をあらかじめ紐づけておくと、検索する時に施設で絞り込みができて、タスクセットを探しやすくなります。
次に、セットにまとめたいタスクテンプレートにチェックを入れて、「選択したタスクを追加する」ボタンをクリックします。
タスクセットの複製と削除
作成したタスクセットは、複製したり削除することができます。
各タスクセットの編集画面の下のほうにある「複製して新しいタスクセットを作成」または「削除」ボタンから操作できます。
※一度削除すると元に戻せませんので、ご注意ください。
