タスクの社内通知先設定について

タスクのタイミングごとに、社内のスタッフへ通知メールを送る設定ができます。

例えば「タスクが提出されたら、承認担当の人にメールでお知らせする」「期日が近づいたら、担当者にリマインドメールを送る」といったことが、自動でできるようになります。手動で「次お願いします」と連絡する手間がなくなり、対応漏れも防げます。

通知のタイミング

以下の5つのタイミングで、通知メールを送ることができます。

それぞれのタイミングごとに、通知をするかしないか、また通知を送る相手を設定できます。

通知を送る相手として指定できるもの

通知の宛先として、以下のいずれかを設定できます。複数を組み合わせて指定することもできます。

• 提出担当・承認担当：そのタスクに設定されている担当者にメールが届きます
• 主担当スタッフ・副担当スタッフ：契約の主担当・副担当のスタッフにメールが届きます
• 部署・チーム：選んだ部署やチームに所属している人全員にメールが届きます
• 特定のスタッフ：選んだスタッフ一人ひとりにメールが届きます

「提出担当」「承認担当」を通知先に指定しておくと、もし担当者が変わっても、通知の設定をやり直す必要はありません。常に、その時点で担当に設定されている人にメールが届きます。

最初から設定されている通知の内容

新しくタスクテンプレートを作るとき、タスクの種類に応じて、あらかじめ通知の設定が入っています。そのまま使うこともできますし、必要に応じて変更することもできます。

社内タスクの場合

テナントと共有するタスクの場合

同じ人に何通もメールが届くことはありません

通知の設定によっては、一人のスタッフが複数の通知先に当てはまる場合があります。

例えば、「主担当スタッフ」と「営業部」の両方を通知先に指定していて、営業部に所属しているスタッフが主担当でもある場合などです。

このような場合でも、同じメールが何通も届くことはありません。一人につき1通だけメールが送られます。

操作した本人にはメールは届きません

自分でタスクを追加・提出・承認・差し戻しの操作を行った場合、その操作についての通知メールは、自分自身には届きません。

例えば、自分でタスクを承認した時に「タスクが承認されました」というメールが自分に届いても、操作をしたばかりなのでお知らせする意味がないためです。

ただし、提出リマインドのメールは別です。これは時間が経つことで自動的に送られるもので、操作した結果のお知らせではありません。そのため、通知先に自分が含まれていれば、自分にも届きます。

テナントへの通知については別の設定です

このページで説明している通知の設定は、社内のスタッフ向けの通知のみを扱っています。

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