タスクのタイミングごとに、社内のスタッフへ通知メールを送る設定ができます。
例えば「タスクが提出されたら、承認担当の人にメールでお知らせする」「期日が近づいたら、担当者にリマインドメールを送る」といったことが、自動でできるようになります。手動で「次お願いします」と連絡する手間がなくなり、対応漏れも防げます。
通知のタイミング
以下の5つのタイミングで、通知メールを送ることができます。
| タイミング | どんな時にメールが届くか |
|---|---|
| 追加時 | 新しくタスクが追加されたとき |
| 提出時 | タスクが提出されたとき |
| 承認時 | タスクが承認されたとき |
| 差し戻し時 | タスクが差し戻されたとき |
| 提出リマインド | タスクの提出期限が近づいているとき |
それぞれのタイミングごとに、通知をするかしないか、また通知を送る相手を設定できます。
通知を送る相手として指定できるもの
通知の宛先として、以下のいずれかを設定できます。複数を組み合わせて指定することもできます。
- 提出担当・承認担当：そのタスクに設定されている提出・承認担当にメールが届きます
- 主担当スタッフ・副担当スタッフ：契約の主担当・副担当スタッフにメールが届きます
- 部署・チーム：選んだ部署やチームに所属している人全員にメールが届きます
- 特定のスタッフ：選んだスタッフ一人ひとりにメールが届きます
最初から設定されている通知の内容
新しくタスクテンプレートを作るとき、タスクの種類に応じて、あらかじめ通知の設定が入っています。そのまま使うこともできますし、必要に応じて変更することもできます。
社内タスクの場合
| タイミング | 通知 | 通知を送る相手（初期設定） |
|---|---|---|
| 追加時 | ON | 提出担当 |
| 提出時 | ON | 承認担当 |
| 承認時 | ON | 提出担当 |
| 差し戻し時 | ON | 提出担当 |
| 提出リマインド | ON | 提出担当、主担当スタッフ、副担当スタッフ |
テナントと共有するタスクの場合
| タイミング | 通知 | 通知を送る相手（初期設定） |
|---|---|---|
| 追加時 | OFF | （なし） |
| 提出時 | ON | 承認担当、主担当スタッフ、副担当スタッフ |
| 承認時 | OFF | （なし） |
| 差し戻し時 | OFF | （なし） |
| 提出リマインド | ON | 主担当スタッフ、副担当スタッフ |
よくある質問
Q. 同じ人に何通もメールが届きますか？
A. 届きません。通知の設定によっては、一人のスタッフが複数の通知先に当てはまる場合がありますが、一人につき1通だけメールが送られます。
Q. 操作した本人にもメールが届きますか？
A. 自分でタスクを追加・提出・承認・差し戻しの操作を行った場合、その操作についての通知メールは、自分自身には届きません。