タスクに「提出担当」と「承認担当」を設定できます。
誰がそのタスクを行うのか、誰がそれを確認するのかをはっきりさせるための機能です。担当をきちんと決めておくことで、「誰がやるべきタスクか分からない」「いつのまにか別の人が承認していた」といった困りごとを防ぐことができます。
提出担当・承認担当とは
提出担当は、そのタスクを行う人のことです。例えば、書類を出す担当の人や、確認チェックを行う人がこれにあたります。
承認担当は、提出された内容を確認して、問題なければ承認する人のことです。提出担当が行ったタスクの内容をチェックする役割です。
この担当の設定は、タスクテンプレートと、それぞれのタスクのどちらにも設定できます。
担当に指定できる人
担当者として、以下のいずれかを設定できます。
- スタッフを直接指定する：特定のスタッフを一人ずつ選んで担当にします
- 部署・チームを指定する：選んだ部署やチームに所属している人全員が担当者になります
- 主担当スタッフ・副担当スタッフを指定する：その契約の主担当・副担当のスタッフが、自動的に担当者になります
「主担当スタッフ」「副担当スタッフ」を指定しておくと、契約の担当者が変わった時にタスクの担当者も自動で切り替わるため、いちいち設定し直す必要がありません。
担当者ではない人がタスクを操作したとき
担当に設定されていない人でも、タスクの提出や承認を行うことはできます。ただし、その場合は確認のメッセージが画面に表示されます。
これは、「本来この人がやるはずではないタスクを、別の人が間違って操作してしまう」ことを防ぐためのお知らせです。
担当者がお休みの時など、別のスタッフが代わりに対応する必要がある場合は、メッセージの内容を確認したうえで、そのまま続けて操作できます。
担当者を設定しなかった場合
担当の設定は必須ではありません。担当者を決めずにタスクを作成することもできます。
担当者を決めなかった場合は、どのスタッフでもタスクの提出・承認を行えます。確認メッセージも表示されません。
タスクテンプレートで施設ごとに担当を決める
タスクテンプレートでは、施設ごとに違う担当者を設定できます。
例えば「A施設は営業部の田中さん、B施設は営業部の佐藤さん」のように、施設に応じて担当者を変えることができます。
たくさんの施設にまとめて担当を設定する
担当する施設の数が多い場合は、「担当を一括追加」ボタンを使うと便利です。一度の操作で、複数の施設に同じ担当者をまとめて設定できます。
使い方は以下のとおりです。
- 「担当を一括追加」ボタンを押して、設定の画面を開きます
- 担当に設定したいスタッフ（または部署など）を選びます
- 同じ担当者を設定したい施設にチェックを入れます
- 「一括追加」を押すと、選んだ施設すべてに担当者が設定されます
施設の数が多い場合は、施設名で検索することもできます。